Terra 08 février 2019 à 08h00 | Par Chantal Pape

S'organiser autrement pour réaliser les tâches administratives

En élevage comme en production légumières, les tâches administratives prennent de plus en plus de temps. Plutôt que de mettre la tête dans le sable, pourquoi ne pas s'organiser pour qu'elles soient réalisées en temps et en heure et dans de bonnes conditions ?

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Josette Boutouiller et Gilles Le Bihan, producteurs du Nord Finistère, sont intervenus lors de l'assemblée générale de Res'agri Légumes, le 26 janvier dernier à Mespaul.
Josette Boutouiller et Gilles Le Bihan, producteurs du Nord Finistère, sont intervenus lors de l'assemblée générale de Res'agri Légumes, le 26 janvier dernier à Mespaul. - © Terra

Productrice de légumes à Plougoulm (29), Josette Boutouiller est salariée à mi-temps sur l'exploitation familiale, où travaillent aussi son époux, son fils et deux salariés. Production principale, la salade oblige à un gros suivi administratif. "À l'année, je dois rédiger 250 fiches traçabilité", a calculé Josette. Un travail qu'elle effectuait dans un premier temps "les jours de pluie, de gel, le samedi matin...". Une façon de faire qui ne lui donne pas entière satisfaction. "Le travail était fait par petits bouts, j'avais l'impression de ne pas être très opérationnelle".

 

Embaucher

Plutôt que de déléguer ces tâches, elle décide d'embaucher quelqu'un pour la remplacer aux champs et de consacrer un jour par semaine au travail de bureau. "C'est le vendredi. Et à certaines périodes de l'année, c'est ma plus grosse journée de travail", constate la productrice. Pour être plus efficace, elle rédige une liste de tâches à accomplir, "une sorte de rituel, pour être sûre de ne rien oublier", doublée d'une seconde liste, à effectuer en fin de mois. "J'avais besoin de cette rigueur".

Au début, rester assise toute la journée lui fait "bizarre" car si ces tâches administratives sont indispensables, c'est bien souvent un travail de l'ombre, "pas toujours reconnu". Aujourd'hui, elle trouve son organisation "sécurisante. Au pire, je n'ai qu'une semaine de retard, je n'accumule plus". S'y consacrer une journée entière lui permet "d'être plus efficace". Et cerise sur le gâteau, l'exploitation est désormais plus autonome, un avantage financier loin d'être négligeable. "Je peux faire moi-même le plan de fumure ou la demande de remboursement de la TIC".

 

Déléguer

Producteur de tomates à Plouénan, Gilles Le Bihan embauche, à certains moments, jusqu'à une trentaine de salariés. Et quand la personne qui se chargeait des tâches administratives quitte l'entreprise, il réfléchit à ce poste. "Je n'avais aucune envie de m'y coller le soir, en rentrant du boulot, ou le week-end. Mais je n'avais pas suffisamment de travail pour embaucher une personne à plein temps".

Recruter un temps partiel lui semblant compliqué, il songe à l'emploi partagé, via un groupement d'employeurs, et en parle autour de lui. Dans un premier temps, sept exploitations recrutent une personne, qu'elles forment aux spécificités agricoles. "Nous nous sommes mis d'accord pour lui confier les déclarations MSA, le Duer, le classement et le règlement des factures, les différentes obligations administratives...".

Si le service est à la carte, chaque agriculteur confiant les tâches qu'il souhaite, il se réserve néanmoins l'enregistrement des traitements phytosanitaires. "Il nous paraissait important que chacun se charge des fiches traçabilité et du logiciel Culture +. La moindre erreur peut impacter l'exploitation".


Sécuriser

Dix-huit exploitations sont aujourd'hui adhérentes et une seconde personne a été recrutée, à mi-temps. "Ça nous permet de sécuriser notre groupement, indique Gilles Le Bihan. Si l'une est en arrêt ou en congés, le travail est quand même réalisé". Et le coût reste raisonnable, avec un forfait de 100 €/mois et une prestation facturée 10 €/heure.

Avantage induit, "chaque agriculteur fait plus attention à ses papiers : plus rien ne traîne dans le tracteur ou la voiture d'exploitation. Et les factures sont payées en temps et en heure". Autant de charge mentale en moins pour les agriculteurs ! "Je me demande pourquoi je n'ai pas adhéré plus tôt, s'étonne Philippe, qui vient tout juste de rejoindre le groupement. Ça permettra au comptable de se concentrer sur son cœur de métier".


Gagner du temps et de l'argent

Si le gain de temps est appréciable pour les producteurs, déléguer peut aussi leur réserver quelques bonnes surprises. "Comme cet agriculteur qui ne cochait pas la rubrique TO-DE pour l'embauche de saisonniers, explique Gilles Le Bihan, ça représente entre 12 et 14 % du salaire !". Satisfaits de leur mode de fonctionnement, les producteurs veulent maintenant aller plus loin. "Pourquoi pas des achats groupés. Ou embaucher quelqu'un qui viendrait entretenir le petit matériel, ce qu'on ne prend jamais le temps de faire mais qui nous éviterait bien des problèmes et nous ferait, là encore, gagner du temps et de l'argent".

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