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Le numérique pour une gestion collaborative

Quels outils numériques sont les plus pertinents pour répondre au besoin de travail collaboratif dans les exploitations ? Pour répondre à cette question, 89 applications ont été passées au crible par quatre étudiants. Gros plan sur Trello et ses fonctionnalités adaptées.

Nicolas Kolytcheff, responsable d’élevage est désormais un adepte de Trello.

Dans une entreprise agricole, on est souvent amené à travailler avec d’autres (associé.es, salarié.es, apprenti.es). Ceci demande la mise en place de méthodes permettant ce travail collaboratif. Le numérique est atout car il permet les échanges d’informations simultanées à plusieurs et la mise à jour rapide d’informations nécessaires à la gestion, au quotidien, de l’entreprise.

 

89 applications testées

Roland, David, Maxime et Julien sont quatre étudiants en licence professionnelle Gestion des Organismes Agricoles et Agroalimentaires,GOAA, parcours Agri-Manager, à l’UBS de Pontivy. Dans le cadre de leur projet tutoré, ils se sont penchés sur les usages possibles des nouvelles technologies de communication ; types agendas partagés ou des applications de communication en ligne.
Pour ce faire, ils ont testé un panel de 89 applications. La gratuité, le design, les fonctionnalités (nombre de tâches à inclure), la simplicité d'utilisation (langue française) et l’ergonomie sont les critères qu’ils ont privilégiés.

 

Trello, une application à plusieurs facettes

Le choix s’est porté sur l’application "Trello" qui a montré des fonctionnalités très pertinentes. Pas étonnant que cette application soit déjà utilisée par des agriculteurs et agricultrices. Le tableau est le premier composant de cette application. Un tableau peut correspondre au nom de l’entreprise, de l’activité ou du projet ou des personnes. Chacun des tableaux contient des listes en menu déroulant. Chacune des listes regroupent des cartes (ou post-it) qui permettent de définir les tâches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. On peut ajouter autant de listes et de tâches qu’on le souhaite. Les listes et les tâches peuvent être déplacées d’un tableau à un autre et pour autant de projets qu’on suit.

 

Du tableau blanc à l'application en ligne

Une application que Nicolas Kolytcheff, responsable d’élevages porcins à la SCEA du bois Hardi dans le Morbihan a testé. Il gère un élevage porcin avec deux salariés sur deux sites. Au départ, pour échanger entre collègues, il utilisait un simple tableau blanc pour noter les consignes et les échéances. "Je ne gardais aucune trace des informations notées", explique-t-il. Il lui arrivait souvent de ne pas avoir de place pour l’ensemble des consignes, "sans compter qu’il fallait à chaque fois revenir au bureau pour les noter, au risque d’en oublier certaines". Non satisfait, il décide alors d’utiliser un tableur. Là encore, "cet outil n'est ni intuitif et ni interactif. Alors j’ai opté pour un agenda partagé et perpétuel". Certes, 90 % des tâches se reproduisent sauf qu’il n’arrivait pas à les structurer par thématique. Toujours dans l’objectif de gain de temps et d’organisation du travail, l’application Trello est une solution qui semble répondre à ses attentes.

 

L'usage de Trello au quotidien

Ainsi, Nicolas Kolytcheff constate que Trello "favorise l'organisation en augmentant l'autonomie et en favorisant le travail d’équipe". Si par exemple "la check-list d’un des collègues n’est pas rayée, l’autre collègue prend le relais". Les observations des uns et des autres sont ajoutées de façon instantanée et "cela est très utile pour ne pas perdre de temps à se questionner". À titre d’exemple, actuellement, un étudiant est présent trois jours par semaine en élevage. Il a le fil conducteur du travail à faire d’une semaine à l’autre, et il sait ce qui s’est passé pendant son absence.
Satisfait du test, Nicolas Kolytcheff, en a fait part à son patron et ont décidé de télécharger Trello sur les ordinateurs de l’entreprise et smartphones. Trello est organisé en deux tableaux ; "élevage et cultures, en semaine et week-end. Les tâches sont hiérarchisées par jour et par semaine. En fin de journée, rayer ce qui a été fait et programmer les prochaines activités est une grande satisfaction".

 

Des tutos pour aller plus loin

Maxime, Roland, Julien et David, les quatre étudiants, ont prévu plusieurs tutoriels vidéos. Ils seront mis en ligne et permettront de faciliter la prise en main du logiciel "Trello". Les chef.fes d'entreprises désirant s’initier à cette application pourront le faire. Cette série de tutos sera complétée par un retour sur les expériences réalisées dans les exploitations agricoles ayant testé "Trello"… Merci à nos jeunes experts motivés par le numérique.

 

Vous avez dit Trello ?

"Trello" est une application de gestion de projet lancée dans les années 2010 par l’entreprise Fog Creek Sofware. Elle s’est imposée comme une application phare dans la gestion de projet sur le principe de post-it numériques, donnant la possibilité de créer des tableaux pour organiser et gérer les tâches, personnaliser les flux de travail par projet, attribuer des tâches… L’application Trello est aujourd’hui disponible en trois versions dont l’une est gratuite au téléchargement en version limitée.

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