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Le digital s'invite dans les entreprises

Que ce soit par la loi via une prochaine législation sur la gestion des factures ou par le besoin, la numérisation des documents d'entreprises est en marche. Le Cerfrance Brocéliande propose d'aider ses adhérents à "prendre le train du digital". En voiture !

"Les dirigeants de TPE ont conscience que la digitalisation est nécessaire. 2/3 jugent que les outils numériques sont indispensables au fonctionnement de leur activité", sondage Opinions Way 2019.

"La crise sanitaire de la Covid-19 est évidemment très pénalisante pour les entreprises mais elle est aussi un incroyable accélérateur du digital", estime Gérard Roulleaux, président de Cerfrance Brocéliande. La distanciation physique a fait prendre un virage à 180° à certaines entreprises, qui jusqu'ici, étaient loin de numériser l'ensemble de ses échanges avec ses partenaires. "Toutes les entreprises ont fait un bond de 4-5 ans sur le numérique. Le conseil d'administration du Cerfrance a décidé de suivre et d'accompagner cet engagement, qu'il soit volontaire ou subi", explique le président.

 

Structurer son patrimoine documentaire

Alors que les factures devront être numériques en 2023 (Facture X, voir encadré), le cabinet comptable estime que structurer son patrimoine documentaire est un atout. Yann Kergoat, du service informatique du Cerfrance Brocéliande, reprend les chiffres de l'enquête Opinion ways de 2019 (pré-Covid) : "les dirigeants de TPE ont conscience que la digitalisation est nécessaire. 2/3 jugent que les outils numériques sont indispensables au fonctionnement de leur activité et 88 % des dirigeants d'ETI considèrent le digital comme un levier de croissance". Qui dit numérisation des données dit stockage. Si l'heure n'est plus à l'accumulation de papier sur les étagères, comment sauvegarder ses données tout en garantissant leur sécurité ?
Ainsi, Cerfrance Brocéliande propose un nouveau service avec l’application digitale MyKineXo (sur abonnement à 12,50 euros par mois) qui comprend le classement des documents professionnels et/ou personnel du client et leur mise à disposition, suivant les besoins, aux partenaires et salariés de l'entreprise.
Pour accompagner cette transformation digitale, le Cerfrance propose "d'échanger en direct avec [nos] clients via une messagerie instantanée, d'envoyer des notifications sur les nouveaux services et actualités de l'entreprise et la fluidification et l'automatisation des échanges de documents", garantie Jean-Luc Serrand, directeur général de Cerfrance Brocéliande. Et d'ajouter : "Cette offre structurera le classement des documents et offrira un coffre-fort numérique à nos clients".

Si l'heure n'est plus à l'accumulation de papier sur les étagères, comment sauvegarder ses données tout en garantissant leur sécurité ?

 

Le numérique à tous les étages

Yann Kergoat assure que les applications du numérique impactent toutes les strates des entreprises. "Les entrepreneurs se sont largement saisis des outils numériques via l'utilisation de l'application Whatsapp pour le suivi de chantier en Cuma ou en ETA, pour montrer par quel côté commencer la parcelle. Les données sont multiples, reste encore à les trier, et en faire des dossiers accessibles et lisibles". La même révolution a été opérée sur la partie commerciale via la multiplication des sites internet, de vente en ligne, la gestion des réseaux sociaux. "Choisir de vendre ses produits en ligne impacte toutes les équipes, de la logistique, en passant par la facturation et les ressources humaines", prévient Yann Kergoat.
Autrefois réservés à des professionnels, les nouveaux outils en ligne sont disponibles pour tous..., reste alors à gérer leurs développements. La gestion administrative des entreprises est elle aussi largement concernée par la numérisation via la dématérialisation des documents. "Opérations en ligne, virement, envoi de factures, signature électronique..., on ne compte plus les actions numériques. L'archivage et la traçabilité des documents seront la clé pour rester performants demain", assure l'informaticien.

 

Facture X : une dématérialisation pour 2023

La facture X est un format de facture électronique ou e-facture dit "mixte" car chaque facture aura deux faces :
- Une face lisible pour l’humain : une facture en pdf,
- Une face lisible pour la machine : un fichier XML contenant un nombre d’informations plus ou moins détaillés.
Toutes les entreprises, assujettis à la TVA, qui facturent à des professionnels ou à des collectivités sont concernées et ne pourront plus se contenter d’envoyer une facture pdf. Elles devront produire ce nouveau format de facture électronique dématérialisée, et ce dès 2023.

 

Cyber-attaque : accroître sa vigilance

Depuis quelques semaines, une recrudecence des attaques sur des serveurs sécurisés est observé. Yann Kergoat donne quelques conseils pour mieux se protéger en se créant une politique de sécurité informatique :
"Il faut savoir que le zéro défaut, zéro risque n'existe pas. Mais il est possible de mettre en place le maximum de protection à commencer par avoir des outils et des logiciels adaptés et à jour. C'est indispensable, que se soit des logiciels de production, de compatbilité, les words, ou windows".

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