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Un grand bureau, bien classé, fait gagner du temps... et de l'argent

  Au Gaec du Hicde à Eréac dans les Côtes d'Armor, un vrai travail de fond a été réalisé autour de la gestion des papiers administratifs et de leur classement jusqu'à la construction d'un nouveau bureau. Un gain de temps et d'énergie apprécié par les associés.

La grande table, élément essentiel du classement et de la gestion quotidienne.

Maryse Bougault en Gaec avec son frère Pascal Fleury a réalisé sa première formation en 2007 dans le cadre du groupe Atout Lait. "Au départ en retraite de nos parents, il n'y avait pas de bureau", raconte l'agricultrice. "Nous avons aménagé alors un grand mobil-home transformé en bureau, salle de café et sanitaires compris".

Mais l'élevage évolue, les producteurs de lait et de porcs deviennent employeurs d'un salarié et d'un apprenti. Les entretiens avec les commerciaux et les techniciens venaient interférer avec les pauses café et les papiers étaient empilés pour faire de la place. La recherche d'une carte grise, glissée par erreur dans le dossier Pac, débouchera sur des démarches dont l'agricultrice se serait bien passée. "Avec l'arrivée des salariés, nous n'arrivions plus à faire la part des choses. On s'est fait envahir par le manque de place", analyse Maryse Bougault. Et son frère Pascal d'ajouter : "Le classement était bien réalisé, comme il l'est aujourd'hui, mais nous manquions de place...".

On s'est fait envahir par manque de place

gestion administrative

 

Un nouveau bureau réfléchi et conçu avec soin

Les agriculteurs décident d'engager des travaux pour construire un bureau en dur, une grande pièce retirée et calme. "Il y avait un vieux post-sevrage au milieu de la cour que nous avons rénové. Nous avons fait l'aménagement intérieur avec une bonne isolation, un sas, une douche et même une cuisine". Alors Maryse se rend pour la seconde fois en formation "gestion administrative" dispensée par la chambre d'agriculture. Le but est de pouvoir retrouver très rapidement les papiers et avoir à disposition les documents importants. "Qu'est qu'on archive, qu'est-ce qu'il faut garder ou pas, ce qu'il faut avoir sous la main ? Car en cas de contrôle par exemple, il faut être rapide". À l'intérieur du nouveau bureau, des modules superposés déploient 25 cases en tout. Dans chacunes, des dossiers suspendus sont ajoutés, dans d'autres des classeurs y sont rangés. À chaque case correspond un domaine où sont classées par ordre alphabétique les pochettes étiquetées : salariés, porc, lait, administration... De même, "les factures sont classées par mois grâce à 12 intercalaires, ce qui permet de les retrouver très vite". À côté du bureau et de l'ordinateur, une grande table sert au classement et à la gestion quotidienne des papiers. "Quand je commence à classer les factures, même si je m'arrête pour m'occuper d'un vêlage, quand je reviens, je les retrouve à la même place", apprécie Maryse Bougault. "Les papiers, ce n'est pas comme un animal, ils ne font pas de bruit. On a de l'argent à gagner". Dans une grande boîte, l'associée dépose les papiers utiles à son frère. Tous les 15 jours, l'agricultrice et sa fille étalent les papiers sur la table, les trient, les rangent, les mettent en attente... Les associés ont aussi procédé à un archivage "dur" aidés par une amie, secrétaire de mairie et maintenant, pour entrer dans le bureau, il faut montrer patte blanche. Reste à garder le rythme et à progresser, "sur les virements au lieu des chèques", avise l'agricultrice.

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Accompagner le changement de pratiques

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La chambre d’agriculture de Bretagne vous accompagne, via la formation, sur la question de la gestion administrative, en l’abordant comme un outil de pilotage de l’entreprise : traçabilité de la production, gestion de l’information, gestion du personnel, comptabilité-trésorerie, classement… Le danger serait de tout déléguer, et de perdre la main sur votre processus de décision.

Jamais seul.es
Cette offre de formation combine des temps en présentiel et des temps à distance…, mais jamais seul.e. Les activités proposées à distance sont rendues possibles en ayant recours au numérique qui a un double avantage : offrir une souplesse pour aménager les horaires de la formation et la possibilité de travailler sur son propre cas, en situation professionnelle, mais à distance, et ce, grâce à des exercices à faire. Il y a toujours un lien avec le formateur et selon le format de la formation, avec le groupe. Lors des regroupements, les expériences sont partagées, les acquis vérifiés et les savoirs complémentaires construits. C’est ce qu’on appelle des Formations Mixtes Digitales (FMD).

Toutes les formations sur www.formation-agriculteurs.com

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