"Un an, cinq ans ou durant toute la vie de l’entreprise : quelle est la durée légale de la conservation d’un document administratif ? Quels documents sont nécessaires pour la création ou la transmission de l’entreprise ? Je suis employeur.e, quelles sont mes obligations ? Quels sont les documents à conserver pour les ateliers de production ? Je vends et transforme mes produits, quelles sont les règles pratiques ? ". Voici un florilège de questions qu’un.e chef.fe d’exploitation est amené.e à se poser tout au long de sa carrière. Pour être "zen" dans le pilotage administratif de votre entreprise agricole, une équipe de conseillers et de conseillères de la chambre régionale d’agriculture s’est mobilisée pour éditer en format numérique le premier Guide pratique de Gestion Administrative, accessible à tous.

 

Tous les renseignements nécessaires

Ce guide pratique est organisé en chapitres. Les liens des sites internet pour télécharger les formulaires administratifs sont identifiés. Les obligations administratives et réglementaires de la création à la transmission de l’entreprise sont détaillées. La gestion des différents ateliers de production ainsi que la gestion des ressources humaines pour les employeur.es ont une place de choix. Et évidemment, des conseils pratiques et des astuces sont proposés pour organiser au mieux son bureau physique et numérique.

Les astuces sont nombreuses et très ingénieuses.

Astuces simples et efficaces

Nous avons choisi de partager avec vous quelques astuces simples à mettre en œuvre pour à la fois vous libérer l’esprit et gagner en efficacité. En retour, vos idées et suggestions sont les bienvenues pour améliorer cet outil amené et être réédité.
- Un plan de classement et d’archivage qui vous parle. Un code couleur par famille ou par dossier, des numéros ou des lettres ou un classement alpha numérique, etc. Le choix est grand et les idées ne manquent pas. Mais une seule consigne : un plan de classement partagé et validé pour vos collaborateurs ou collaboratrices. C’est dans ce sens qu’il faut prendre son temps pour faire son plan de classement qui restera évolutif et modifiable. Entre le bureau physique et le bureau numérique (ordinateur, smartphone, boîte mail, cloud), il est important d’adopter les mêmes règles de classement ou d’archivage des documents. La constance sera de mise.
- Il serait intéressant de réaliser votre annuaire avec vos contacts professionnels sur un tableur (pour faciliter la mise à jour). Ainsi, il vous suffira de partager le document avec vos associé.es. Il peut être pertinent de scanner vos cartes de visite et les classer par ordre alphabétique des noms d’entreprises. Tous ces documents peuvent être enregistrés sur le cloud. Ils seront accessibles à tous et à toutes, à tout instant et de n’importe quel lieu.
- Pensez à saisir sur un support informatique la liste de l’ensemble des documents nécessaires pour l’accueil d’un ou d’une nouvelle salarié.e. Ainsi vous n’aurez qu’à imprimer cette liste et à cocher pour ne rien oublier. Une fois cette liste saisie, sa mise à jour sera rapide.

Les astuces sont nombreuses et très ingénieuses. Pour en savoir davantage, un simple clic (voir l’encadré).

 

En pratique :

Pour en savoir davantage, un simple clic sur le portail de la chambre d’agriculture de Bretagne : www.chambres-agriculture-bretagne.fr. une version téléchargeable du guide est disponible. Il va de soi que cette première édition sera actualisée régulièrement et adaptée aux évolutions de l’entreprise agricole et aux attentes des agriculteurs et des agricultrices.