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Ranger et gérer, tout un apprentissage

C’est rangé où ? Pour en finir avec ce stress, il suffit d’être à jour dans le classement de ses papiers, utile pour soi et ses associés. La solution ? "Une organisation, fonctionnelle et personnelle". Innée pour certains, cette gestion s’acquiert pour d’autres en organisant le bureau physique et aussi numérique.

Nathalie Brient, intervenante spécialisée en bureautique et numérique à la chambre d’agriculture de Bretagne.

"La gestion administrative ça devrait représenter 30 % du temps de travail. Cela assure aujourd’hui dans les exploitations entre 50 et 80 % du revenu", situe Nathalie Brient, intervenante spécialisée en bureautique et numérique à la chambre d’agriculture de Bretagne. Son maître mot est de "s’organiser".

 

Gestion reléguée

Or, "beaucoup d’agriculteurs, des chefs d’entreprises, ne sont pas sereins dans l’organisation de leurs papiers et du bureau", constate-t-elle souvent, y compris lors des formations "Organiser le bureau pour en faire un outil de pilotage stratégique", qu’elle anime. Elles ont été mises en place à la demande des groupes de développement. Car la tâche pêche. "Classer, ranger, trier… Tout ça passe bien après la traite ou les travaux des champs. C’est souvent un travail dévalorisé, relégué", à tort regrette-t-elle. Pour redonner "la place légitime à la gestion administrative. Il faut se rendre compte de son importance et de son incidence, trouver un temps dédié à cela dans la journée, la semaine, et le mois. Pas juste quand il pleut ! C’est un temps obligatoire pour tout chef d’entreprise", insiste-t-elle.

Un temps obligatoire pour tout chef d'entreprise.

Classer pour cultiver la zen-attitude

La formation permet de remettre d’équerre et de créer "une organisation qui est propre à chacun mais où le ou la conjointe ou l’associé vont pouvoir aussi s’y retrouver, c’est important", cadre-t-elle. "On met notamment en place un plan de classement. Comme tous les dossiers, physiques et numériques (boîtes mail, drive et classement sur ordinateur) sont identiques, en suivant le plan de classement, chacun retrouve facilement ses papiers, soit dans le classeur, soit dans le dossier dans l’ordinateur", assure-t-elle du bénéfice de la méthode. "Les outils ne manquent pas : to do list, échéanciers, agendas, scanner de poche... C’est à chacun de construire et s’approprier sa méthode, pour être par la suite, parfaitement à l’aise et autonome. C’est une garantie de tranquillité", constate Nathalie Brient.

 

Organisation et régularité

L’enjeu est trouver une organisation régulière, "tous les jours, il faut ouvrir son courrier et ses mails. On s’encombre énormément. On trie, on note, on classe ou on jette", pointe-t-elle sur la masse des documents trop souvent gardés par méconnaissance. "On fait aussi un point là dessus", note-t-elle durant sur cette formation de deux jours, "adaptée aux horaires des agriculteurs", en face à face. "Il n’y a pas que du cours, c’est très pratico-pratique, rythmé, avec de nombreux outils et des échanges, d’astuces et de réflexions. C’est du concret", décrit-elle. Entre les deux journées, quelques exercices à la maison : "une photo de son bureau, la rédaction d’un plan de classement... ". Lors de la deuxième journée, des préconisations : "un bureau de 10 à 12 m², bien éclairé, chauffé, agréable, avec un vrai siège, un répertoire papier pour les mots de passe, une bannette de liaison, un meuble de rangement...". L’enjeu ? "S’y sentir bien en gagnant du temps, de l’ efficacité et de la tranquillité. C’est possible".

 

"Être autonome et zen dans le pilotage administratif"

gestion administrative

"Conscients des difficultés des agricultrices et des agriculteurs, la chambre d’agriculture de Bretagne ainsi que les groupes de développement proposent des formations et des temps d’échanges de pratiques sur le bureau et la gestion administrative. Car la gestion administrative fait partie des obligations d’un ou d’une cheffe d’entreprise agricole. C’est une compétence indispensable pour piloter son entreprise.
Au vu des dossiers administratifs à gérer et suivre, la délégation de la gestion administrative partielle (plan de fumure, PAC, etc.) ou totale (assistante) est une option. Pour déléguer, il faut identifier, classer, anticiper et respecter les échéances.
Aujourd’hui, dans les formations qualifiantes, la gestion administrative est intégrée au référentiel. Cela implique que les chefs d’entreprises agricoles de demain auront été sensibilisés.
On ne peut pas faire sans le numérique, il est omniprésent. La chambre d’agriculture de Bretagne se penche sur le sujet. La réflexion est menée pour améliorer la connectivité sur les exploitations.  L’objectif est d’être autonome et zen dans le pilotage administratif de son entreprise".

(1) En charge du dossier "Gestion administrative et organisation du travail", avec Angélique Heuzé et François Kercaven, également élus.

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