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Un bureau organisé, outil de pilotage stratégique

Organiser son bureau pour en faire un outil de pilotage stratégique ? Ce challenge à relever est proposé aux agriculteurs avec une formation de dix heures réparties sur deux jours. Souvent vécue comme une contrainte, "voleuse de temps", la gestion administrative est pourtant stratégique.

Idem pour le bureau, en désordre et sombre avant, il a retrouvé de la luminosité et du rangement après, rendant le lieu plus accueillant pour se pencher sur la gestion administrative de l’exploitation.

Suite à la session proposée par Nov’Agri en ce début d’année, quelques agriculteurs nous ont fait part de leurs expériences.

 

Retour sur les habitudes

À la suite de ces deux jours, les agriculteurs en formation ont mis en place différentes solutions pour optimiser leur organisation administrative :
"Je classe maintenant les courriers dans une bannette pour chacune des sociétés et j’ai mis en place un carnet de suivi pour partager au quotidien avec mon associé avec contacts téléphoniques, demande…".
"Avant, je faisais le classement de factures trois fois par an. Maintenant, je le fais une fois par semaine, avec un classement différencié selon le mode de paiement. J’ai installé un Google agenda sur mon portable et j’ai posé un tableau blanc pour gérer mes priorités".
- "En couple sur la ferme, on a réorganisé le bureau utilisé pour le privé et le professionnel pour qu’on soit tous les deux à s’y retrouver facilement. Cela a été l’occasion pour faire un grand tri dans les documents à jeter et ceux à archiver !".
"Je trie le courrier du jour et les factures dans des bannettes spécifiques. Pour le moment, j’ai du mal à me tenir à une gestion hebdomadaire de ma comptabilité et de l’administratif, mais comme j’y vois tout l’intérêt, j’essaie de me l’imposer".
"J’ai mis en place un tableau blanc pour lister toutes les tâches à faire, mais sans les prioriser. Mon salarié peut donc en prendre connaissance, c’est plus simple".

 

Le bureau, une pièce stratégique

Pour beaucoup, la formation a été un déclencheur pour améliorer l’aménagement du bureau, car s’y sentir bien est essentiel. Certains ont investi dans un meuble d’occasion plus fonctionnel, d’autres ont déplacé le bureau pour bénéficier de plus de lumière. Ne pas habiter sur le siège d’exploitation se traduit souvent par des papiers entre les deux sites et des difficultés d’organisation administratives. Delphine et Ludovic ont décidé de simplifier la gestion des papiers en ayant seulement un seul bureau : "Je laisse maintenant tous les papiers à l’exploitation".

 

gestion administrative

Le plan de classement

Certains ont décidé de faire évoluer leur rangement pour qu’il soit plus fonctionnel.
"C’est long d’adapter son classement papier et les dossiers numériques. Mais il faut faire évoluer ses habitudes et automatismes. Quand on s’y met, on est obligé d’aller au bout !".
- "Aujourd’hui, je retrouve plus facilement mes papiers. La semaine dernière, j’ai eu un contrôle "abattoir". Comme mon bureau est maintenant bien rangé, je n’ai pas stressé face au contrôleur, et on montre une image sérieuse en produisant tous les documents demandés".
D’autres éprouvent plus de difficultés à réorganiser les longues années sans rigueur dans le classement numérique… Mais leur persévérance et leur investissement seront bientôt récompensés.

 

Une révélation

Les retours sont très concrets sur les améliorations obtenues pour les participants qui témoignent :
"Réussir à mettre en adéquation le classement numérique et papier a été une révélation pour moi !"
"Maintenant, c’est plus clair, je m’y retrouve".
"La formation a été concrète, je n’ai pas perdu mon temps, elle est étalée sur quelques semaines, ce qui nous permet d’avancer et de mettre en place ce qu’on a vu et décidé de faire en formation entre les deux journées".
"J’avais besoin d’un coup de pied dans le derrière. La formation m’a donné pleins d’idées…".
"On nous a donné différents outils, différentes propositions, différents fonctionnements, à nous de choisir ce qui nous convient et qui va fonctionner pour nous".
"Le partage d’expérience en groupe est aussi riche que les apports théoriques".
"La formation m’a boosté pour faire évoluer mon classement numérique. Je vais m’inspirer de ce que font les autres".
"Ce serait bien d’avoir une "check-list" de tous les documents à fournir pour chacun des contrôles".
- "Je recommande !".

 

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